Bei der Optimierung der internen und externen Kommunikation geht es darum, Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten, um Kommunikationsbrüche zu vermeiden, Zeit/Geld zu sparen und die Produktivität zu steigern. Hier sind einige Schritte, die in einer Beratung für Prozessoptimierung in der internen und externen Kommunikation durchlaufen werden könnten:
- Analyse der aktuellen Kommunikationsprozesse
Die Interne Kommunikation:
Untersuchung der aktuellen Kommunikationswege (z.B. E-Mails, Meetings, interne Plattformen wie Intranets oder Messenger-Dienste).
Wie finden die Informationsübergabe zwischen Mitarbeiter der einzelnen Schichten (Früh/Mittag/Nacht) statt.
Informationsfluss zwischen Abteilungen und Management / Geschäftsleitung.
Externe Kommunikation:
Analyse, wie das Unternehmen mit Kunden, Lieferanten und anderen externen Partnern kommuniziert (z.B. über E-Mail, Telefon, Social Media, Kundenportale).
Identifikation von Engpässen:
Wo treten Missverständnisse oder Verzögerungen auf? Welche Prozesse sind unnötig, kompliziert oder doppelt gemoppelt? Delegation/Rückdelegation? Gibt es entsprechende Klarheit in den Anweisungen.
- Bestimmung von Zielen und Prioritäten
Klarheit und Effizienz:
Welche Verbesserungen sind nötig, um die Kommunikation klarer und schneller zu machen?
Sicherstellung der Konsistenz:
Wie kann die Botschaft intern und extern konsistent vermittelt werden?
Verbesserung der Zusammenarbeit:
Förderung von Teamarbeit und Informationsaustausch innerhalb der Organisation.
- Entwicklung und Implementierung von LösungenEinführung von Kommunikations-Tools:
Auswahl und Implementierung von Softwarelösungen (z.B. Slack, Microsoft Teams für interne Kommunikation; CRM-Systeme für externe Kommunikation).
Prozessoptimierung:
Automatisierung von Routinekommunikation, Einführung von standardisierten Prozessen und Templates.
Schulungen und Workshops:
Mitarbeiter schulen, um die neuen Tools und Prozesse effizient zu nutzen.
- Evaluierung und kontinuierliche Verbesserung:
Feedback einholen:
Regelmäßige Rückmeldungen von Mitarbeitern und externen Partnern zur Wirksamkeit der neuen Prozesse. KVP
Anpassungen vornehmen:
Flexible Anpassung der Kommunikationsstrategien basierend auf dem Feedback und den sich ändernden Anforderungen.
- Best Practices und Dokumentation
Erstellen von Leitfäden: Dokumentation der neuen Prozesse und Best Practices für die interne und externe Kommunikation.
Wissenstransfer:
Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die benötigten Informationen haben und wissen, wie sie die neuen Prozesse anwenden können.
Durch die strukturierte Beratung und Prozessoptimierung können Unternehmen sicherstellen, dass die Kommunikation sowohl intern als auch extern reibungslos, effizient und zielgerichtet abläuft. Dies fördert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Manfred Boldt
Senior Consultant